Lorsque les salariés utilisent leur
véhicule personnel pour des déplacements professionnels, ils engagent des
frais kilométriques qui peuvent être pris en charge par leur employeur. Cette indemnisation fait partie des éléments essentiels à la gestion des
frais de déplacement au sein d'une entreprise.
Cet article vise à démystifier les différentes facettes du remboursement des frais kilométriques, des conditions de prise en charge aux modalités de calcul, en passant par les impacts fiscaux pour les salariés et les employeurs.
Les fondements du remboursement des frais kilométriques
Quand les frais kilométriques sont-ils remboursés ?
Le
remboursement frais intervient lorsque le salarié effectue des déplacements entre son
domicile et le lieu de travail ou lorsqu'il se déplace pour les besoins de l'activité professionnelle, en dehors de son lieu habituel de travail. Ces indemnités sont conçues pour compenser le coût de l'utilisation du
véhicule personnel pour le travail.
Les conditions de remboursement
Pour prétendre à un remboursement, le salarié doit fournir une
note de frais détaillée, accompagnée des justificatifs nécessaires. L'employeur peut alors procéder au remboursement sur la base d'un
barème kilométrique défini par l'administration fiscale ou selon les
frais réels engagés par le salarié.
Le calcul des indemnités kilométriques
Le barème kilométrique de l'administration fiscale
Pour standardiser le remboursement, l'administration fiscale publie chaque année un
barème kilométrique qui prend en compte la puissance fiscale du véhicule et la
distance parcourue. Les entreprises se réfèrent souvent à ce barème pour le
remboursement des frais.
- Prise en charge forfaitaire : Le montant du remboursement est calculé en multipliant le nombre de kilomètres parcourus par le tarif applicable en fonction de la puissance du véhicule.
- Avantages : Simplicité de calcul et de gestion pour l'entreprise, sécurité juridique.
- Inconvénients : Peut ne pas refléter les coûts réels supportés par le salarié, notamment en cas de prix du carburant élevé.
La prise en compte des frais réels
Les salariés peuvent également choisir de se faire rembourser sur la base des
frais réels qu'ils justifient. Cela implique la tenue d'un registre détaillé des
frais de déplacement, incluant l'entretien du véhicule, les
frais de carburant, les péages, et autres dépenses liées au transport.
Gestion et contrôle des remboursements par l'employeur
La politique de gestion des frais de déplacement
Les entreprises doivent définir une politique claire concernant les
remboursements frais, qui précise les conditions de prise en charge et les modalités de calcul. Cette politique doit être communiquée à tous les
salariés et être conforme aux dispositions légales et conventionnelles applicables.
Le suivi des notes de frais
Le processus de remboursement des frais kilométriques implique la collecte et la vérification des
notes de frais soumises par les salariés. L'employeur doit s'assurer de la conformité des informations fournies et de leur adéquation avec le barème ou les frais réels engagés.
Les implications fiscales du remboursement des frais kilométriques
Pour le salarié
Le remboursement des
frais kilométriques est exonéré d'impôt sur le revenu jusqu'à la limite du barème de l'administration fiscale. Au-delà de cette limite, le montant supplémentaire est considéré comme un avantage en nature et doit être déclaré par le salarié comme revenu imposable.
Pour l'employeur
L'employeur peut déduire les indemnités kilométriques qu'il verse de ses charges, sous réserve que le remboursement soit effectué dans les limites du barème fiscal. Les sommes versées au-delà de ces limites peuvent entraîner des cotisations sociales supplémentaires.
Perspectives et évolutions des frais kilométriques
Le forfait mobilités durables
Le gouvernement français a introduit le
forfait mobilités durables, qui permet aux employeurs de prendre en charge, sous certaines conditions, les frais de déplacement des salariés qui utilisent des modes de transport plus
durables, comme le covoiturage ou le vélo.
L'impact des nouvelles technologies
Les solutions numériques permettent désormais une gestion plus efficace des
frais de déplacement. Les applications de gestion des
notes de frais facilitent le suivi et le remboursement, en offrant une transparence accrue et une réduction des erreurs de saisie.
La prise en compte des enjeux écologiques
Les entreprises sont de plus en plus sensibles à leur impact environnemental. La prise en charge des frais kilométriques peut ainsi être envisagée dans une perspective plus globale de
mobilités durables, en encourageant l'utilisation de véhicules moins polluants ou en favorisant le télétravail pour réduire les déplacements.
Se faire rembourser ses frais kilométriques par son employeur ?
La prise en charge des
frais kilométriques par l'employeur est une pratique encadrée qui requiert une attention particulière tant au niveau du calcul des indemnités que de leur gestion administrative. Avec la transition écologique et l'avènement de nouvelles technologies, les modalités de remboursement des frais de déplacement sont appelées à évoluer, offrant ainsi de nouvelles perspectives aux entreprises comme aux salariés.
